Hofmeijer stapt met Bronsco ICT over naar de cloud

De geschiedenis van Hofmeijer gaat terug naar 1961. Waar de focus ooit lag op agrarisch loonwerk, is het familiebedrijf inmiddels uitgegroeid tot een specialist in civiele en cultuurtechniek. Het team groeide mee: van 25 medewerkers in 2009 naar ruim 50 vandaag de dag. Met die groei nam ook de afhankelijkheid van een betrouwbare IT-omgeving toe. Omdat Hofmeijer geen eigen IT-specialisten heeft, zocht de directie een partner die hen hierin volledig kon ontzorgen. Die samenwerking vonden zij in Bronsco ICT, die de overstap naar de cloud begeleidde en het IT-beheer verzorgt.

Afscheid van de fysieke server
Hofmeijer maakt voor de bedrijfsadministratie gebruik van het ERP-pakket 4PS. Deze software draaide altijd op een lokale, fysieke server op kantoor. Toen deze aan vervanging toe was, stond de directie voor een belangrijke keuze: opnieuw investeren in een eigen server of overstappen naar de cloud. Omdat 4PS en andere grote softwareleveranciers steeds meer naar de cloud bewegen, was de keuze snel gemaakt. “Als jouw softwareleverancier de stap naar de cloud zet, is het logisch dat je als organisatie meebeweegt en je data en overige applicaties naar de cloud brengt”, legt financieel directeur Hans Kuiperij uit.

Bewuste keuze voor Bronsco ICT
Via de regionale Business Club was er al langer contact met Bronsco, maar voordat Hofmeijer een definitieve keuze maakte, spraken ze ook met andere ICT-partijen. Uiteindelijk gaf onder meer de schaalgrootte van Bronsco de doorslag. “Het bedrijf past erg goed bij ons. Ze werken met korte lijnen en je spreekt direct met de mensen die er verstand van hebben. Bij hele grote ICT-partijen ben je vaak een nummer en krijg je steeds iemand anders aan de lijn. Bij Bronsco kennen we de mensen achter het bedrijf en dat persoonlijke contact is voor ons erg waardevol”, aldus directie-eigenaar Jacco Meijerhof.

Het migratietraject
De overstap naar de cloud werd afgelopen juni gerealiseerd. Een ingrijpende operatie, want de dagelijkse werkzaamheden moesten ongestoord kunnen doorgaan. Tijdens de migratie kwamen er praktische zaken naar voren die vooraf lastig te voorzien waren. Zo bleken in de nieuwe omgeving sommige bestandspaden te lang. Omdat Hofmeijer documenten van opdrachtgevers vaak met uitgebreide bestandsnamen ontvangt, moest de bestaande mappenstructuur worden aangepast.

Slimme oplossingen in goed overleg
In plaats van vast te lopen zochten Hofmeijer en Bronsco samen naar een praktische oplossing. Door de mappenstructuur slimmer in te richten en vaste afkortingen te gebruiken (zoals ‘PR’ voor projecten en ‘HMV’ voor de bedrijfsnaam), werd de lengte van de bestandspaden flink ingekort. “Dat is precies het voordeel van een partner met korte lijnen”, vertelt Hans Kuiperij. “Je legt een probleem voor, kijkt samen wat de mogelijkheden zijn en komt tot een logische oplossing die voor iedereen werkt.”

Locatie-onafhankelijk werken
Met de nieuwe cloudomgeving kunnen medewerkers veel eenvoudiger locatie-onafhankelijk werken. Dat is belangrijk voor Hofmeijer, omdat uitvoerders en projectleiders vaak op de projectlocaties werken. Voor sommige projecten richt Hofmeijer nu een mobiel projectkantoor in via een draadloze internet-hub, zodat uitvoerders tijdens bouwvergaderingen direct toegang hebben tot alle centrale projectdata. Ook vanuit huis of onderweg kunnen medewerkers veilig bij hun bestanden. Een ander pluspunt is dat collega’s realtime kunnen samenwerken in Microsoft-bestanden. Zo kunnen meerdere collega’s gelijktijdig in het centrale planbord werken zonder dat er verschillende versies ontstaan.

Beveiliging en continuïteit
Naast flexibiliteit staat veiligheid hoog op de agenda van Hofmeijer. IT-dreigingen veranderen continu en bedrijven in de keten stellen steeds strengere eisen aan cybersecurity. “We hebben een servicelevel met elkaar afgesproken waarin ons wachtwoordbeleid en de back-ups goed zijn geregeld voor de continuïteit. Ook kijken we naar nieuwe regelgeving zoals NIS2. Grote opdrachtgevers willen straks zekerheid hebben dat wij onze beveiliging op orde hebben”, vertelt Kuiperij.

De invoering van 2FA bleek in de praktijk minder belastend dan vooraf gedacht. “Iedereen vindt extra beveiliging natuurlijk even lastig, maar de software maakt tegenwoordig heel slimme profielen. Zolang je op je vaste werkplek met je eigen laptop werkt, merk je er weinig van. Pas bij afwijkend gedrag, bijvoorbeeld een inlogpoging vanuit het buitenland of vanaf een ander IP-adres, vraagt het systeem om extra verificatie”, vertelt Kuiperij.

Dat die controle nodig is heeft Meijerhof zelf ervaren: “Een tijdje terug werd ik gebeld door Bronsco met de vraag of ik op dat moment in het buitenland was.  Toen ik ‘nee’ zei, wisten zij genoeg. Er werd dus al een verdachte inlogpoging onderschept voordat ik zelf überhaupt in de gaten had dat iemand probeerde in te breken.”

Phishingtests op de werkvloer
Om de menselijke factor scherp te houden worden via Bronsco af en toe gesimuleerde phishingmails verstuurd. Kuiperij: “Het gaat erom dat onze mensen zich bewust blijven van het feit dat ze niet zomaar overal op moeten klikken. Als iemand een vage uitnodiging of mail niet vertrouwt, sturen ze die meteen even naar mij door om te checken.”

Een stabiele basis voor de toekomst
De overstap was in het begin wennen voor medewerkers, maar inmiddels draait de omgeving stabiel. In de toekomst wil Hofmeijer de resterende softwarepakketten verder integreren in de cloud. Daarmee is de fysieke server op kantoor definitief verleden tijd. “Zonder ICT staat ons bedrijf morgen stil”, besluit Kuiperij. “Wij verdienen ons geld niet met IT, maar we kunnen ons werk niet doen als het niet werkt. Met Bronsco hebben we een partner gevonden die ons op maat ontzorgt.”